Зачем нужна инвентаризация
Даже при использовании WMS фактический и системный остаток со временем могут разойтись.
Причинами бывают:
- ошибки при приёмке и отборе;
- неправильное размещение;
- пересорт;
- незавершённые операции в WMS;
- повреждение или потеря товара;
- ошибки при работе с партиями и серийными номерами.
Инвентаризация позволяет не только исправить остатки, но и понять почему возникло расхождение.
Полная инвентаризация
При полной инвентаризации пересчитывается весь запас на складе либо весь товар конкретного клиента.
Обычно её проводят на определённую дату и стараются зафиксировать состояние склада на конкретный момент.
Для этого может потребоваться остановить или ограничить:
- приёмку;
- отгрузку;
- перемещения;
- комплектацию.
На большом действующем складе полная остановка операций дорога, поэтому дополнительно применяются правила отсечения и строгий контроль движений.
Циклическая инвентаризация
При циклической инвентаризации склад не считает весь запас одновременно.
Вместо этого каждый день или каждую неделю пересчитывается часть:
- сегодня — один участок,
- завтра — другой,
- затем — следующий.
Когда весь склад пройден, цикл начинается заново.
Так можно постоянно контролировать точность остатков без полной остановки склада.
Частота пересчёта может различаться. Например, дорогие, быстро оборачиваемые или проблемные позиции проверяют чаще.
Здесь может использоваться ABC-анализ: наиболее значимые товары категории A контролируются чаще, чем менее критичные позиции.
Выборочная и контрольная инвентаризация
Иногда нужно проверить не весь склад, а конкретный запас.
Например:
- один SKU;
- партию товара;
- определённые ячейки;
- дорогостоящую продукцию;
- товар после обнаруженного расхождения;
- остатки конкретного клиента.
Такой пересчёт может быть плановым или назначаться после ошибки, претензии или необычного движения запаса.
Как обеспечить точность подсчёта
Отсечение операций
Важно определить момент, к которому относятся остатки.
Например:
- всё, что принято до 22:00, должно войти в инвентаризацию;
- всё, что принято после 22:00, относится уже к следующему периоду.
Такой принцип называют cut-off, или отсечением.
Без него товар может физически уже находиться на складе, но ещё не быть проведён в системе — или наоборот.
Слепой пересчёт
При blind count сотруднику не показывают ожидаемое количество в WMS.
Он должен посчитать фактический запас независимо.
Иначе возникает естественное желание «найти» именно то количество, которое показывает система.
Повторный пересчёт
Если первый подсчёт отличается от учётного остатка, проводится контрольный пересчёт.
Его может выполнять другой сотрудник или отдельная бригада.
На некоторых складах применяется несколько последовательных пересчётов, но количество проверок определяется внутренним регламентом, а не универсальным правилом.
Что происходит, если обнаружено расхождение
Недостаточно просто изменить остаток в WMS.
Сначала обычно проводится: пересчёт → проверка соседних ячеек → анализ движений → проверка документов и операций → выяснение причины.
При необходимости могут анализироваться:
- приёмки;
- перемещения;
- отгрузки;
- возвраты;
- партии и серийные номера;
- записи видеонаблюдения.
Например, система показывает 100 единиц, а найдено 90.
Позже может выясниться, что ещё 10 лежат в соседней ячейке после ошибочного перемещения. Тогда проблема не в недостаче товара, а в неправильном адресном учёте.
По результатам расхождения оформляются и корректируются в соответствии с установленной у компании или 3PL-оператора процедурой.
Как проходит инвентаризация
Типовой процесс выглядит так:
- Определяется объём и дата проверки.
- Фиксируются правила движения товара на период подсчёта.
- Формируются задания по ячейкам или товарам.
- Сотрудники проводят физический пересчёт — обычно с помощью ТСД.
- Результат сравнивается с WMS.
- Расхождения пересчитываются повторно.
- Проводится расследование причин.
- Подтверждённые результаты отражаются в учёте и документах.
На современном складе большая часть процесса может управляться WMS, но фактический физический подсчёт всё равно остаётся основой инвентаризации.
Что проверить у 3PL-оператора
При выборе склада стоит выяснить:
- как часто проводятся циклические пересчёты;
- можно ли проводить инвентаризацию без полной остановки склада;
- используется ли слепой пересчёт;
- как организован повторный контроль;
- ведётся ли учёт по ячейкам, партиям и серийным номерам;
- как расследуются расхождения;
- как оформляются подтверждённые недостачи и излишки;
- какую отчётность получает клиент;
- можно ли заказать внеплановую инвентаризацию.
Для клиента важен не только заявленный процент точности склада, но и прозрачный процесс обнаружения и разбора ошибок.
Как 3PL Sklad помогает подобрать склад
3PL Sklad помогает найти склад или 3PL-оператора под требования к учёту и контролю запасов.
При подборе можем учитывать WMS, адресное хранение, партионный и серийный учёт, циклические инвентаризации и порядок работы с расхождениями.
Проверим подходящих операторов, соберём коммерческие предложения и поможем сравнить условия.
См. также: серийный и партионный учёт, FIFO, FEFO и LIFO, ABC XYZ анализ запасов, обзор WMS-систем.
