Инвентаризация склада - выбор решения с консультантом

Инвентаризация склада — это комплексный процесс проверки фактического уровня запасов и сверки его с бухгалтерскими записями. Она помогает компаниям контролировать запасы, выявлять несоответствия и минимизировать потери. Различные виды инвентаризации используются в зависимости от целей, объема и типа хранимых товаров. В этой статье мы рассмотрим основные типы инвентаризаций и их особенности, а также порядок проведения инвентаризации на складе.

Зачем нужна инвентаризация склада?

Инвентаризация склада необходима для обеспечения точности учета запасов и выявления недостач или излишков. Она помогает компаниям оптимизировать складские процессы, контролировать расходы, минимизировать потерю и порчу товаров, а также избежать избыточных запасов. Также инвентаризация является важным элементом подготовки отчетности, особенно перед налоговыми проверками и другими аудитами.

Основные виды инвентаризации на складе

1. Физический подсчет запасов, тройной просчет  Физическая инвентаризация включает подсчет всех единиц товара на складе и сверку с учетными записями. Она проводится вручную или с использованием сканеров штрихкодов. Физический подсчет помогает предотвратить кражи, порчу товаров и снизить риск нехватки запасов. Важно приостановить операции на складе на время подсчета, чтобы избежать ошибок. В российской практике используется тройной просчет – 2 разных бригады считают один и тот же товар в тех же ячейках по очереди, затем сотрудники контрольно-ревизионного отдела проверяют расхождения еще раз в тех же ячейках.
2. Циклическая инвентаризация Циклическая инвентаризация предполагает регулярный подсчет определенных категорий товаров в течение года. Такой подход позволяет поддерживать актуальные данные по запасам без необходимости остановки операций. Компании могут проводить циклическую инвентаризацию ежемесячно или ежеквартально для более оперативного выявления ошибок и несоответствий. Как правило, такая инвентаризация назначается на поклажедателя или группу товаров с большим количеством наименований в мелких ячейках, в этом случае инвентаризация идет постоянно – прошли за месяц весь склад – возвращаемся к началу и снова проходим весь склад.
3. Анализ отсечения Анализ отсечения используется для исключения ошибок при учете запасов в момент инвентаризации. Все операции по приему и отгрузке товаров временно приостанавливаются, чтобы предотвратить возможные несоответствия. Это обеспечивает точность данных, так как никакие товары не добавляются и не изымаются в процессе подсчета.
4. ABC-анализ ABC-анализ позволяет классифицировать товары на складе по их значимости и стоимости. Товары делятся на три категории: A (высокая стоимость или объем продаж), B (средняя значимость) и C (низкая стоимость или объем). Такой подход помогает концентрироваться на высокозначимых товарах и оптимизировать управление инвентаризацией.
5. Сверка позиций (reconciling items) Сверка позиций применяется для выявления причин расхождений между фактическими и учетными данными. Включает проверку записи о приемке, отгрузке и продажах. Если обнаруживаются ошибки, создается акт сверки, фиксирующий отклонения, что позволяет корректировать данные и предотвращать повторение ошибок. При этом ведутся расследования, отсматриваются записи видеокамер. .

Как провести инвентаризацию на складе?

1. Подготовка и планирование Подготовьте склад к инвентаризации: приостановите операции, оповестите сотрудников и клиентов о возможных задержках. Определите цели инвентаризации и выберите подходящий метод в зависимости от задач и доступных ресурсов.
2. Организация рабочей группы Назначьте ответственных лиц для проведения инвентаризации. Желательно привлечь независимых специалистов, чтобы исключить предвзятость и снизить риск ошибок.
3. Сбор документации Подготовьте необходимые документы: учетные записи, счета-фактуры, отчеты об отгрузке, инвентарные списки. Доступность всей необходимой информации упростит и ускорит процесс.
4. Физический подсчет Проведите физический подсчет товаров, используя выбранный метод (ручной подсчет, сканеры штрихкодов или специализированное ПО). Убедитесь в точности полученных данных и отметьте любые расхождения, используйте правило тройного просчета.
5. Анализ и отчетность Проведите анализ результатов и составьте отчет, фиксирующий найденные расхождения и рекомендации по их устранению. Обсудите итоги с заинтересованными сторонами и при необходимости внесите корректировки в учетные записи.
6. Корректирующие действия Примите меры для устранения выявленных несоответствий. Это может включать настройку процессов управления запасами, пересмотр логистики или внедрение дополнительных мер по защите товаров от порчи и потерь.

Плюсы и минусы различных видов инвентаризации

Каждый тип инвентаризации имеет свои особенности и ограничения. Физический подсчет подходит для небольших компаний, но отнимает много времени. Циклическая инвентаризация удобна для больших складов с высокой оборачиваемостью товаров. Аналитические процедуры позволяют детально изучить данные и прогнозировать спрос, но требуют опыта и времени на анализ.

Услуги по инвентаризации «под ключ»

Для компаний, не имеющих возможности организовать инвентаризацию своими силами, существуют услуги инвентаризации «под ключ». Специалисты проводят инвентаризацию от начала до конца, включая подсчет, анализ и отчетность. Это особенно полезно для крупных складов или при необходимости независимой оценки.

Заключение

Инвентаризация склада — это важный инструмент для поддержания точности учета и оптимизации запасов. Независимо от выбранного метода, регулярная инвентаризация помогает компаниям минимизировать риски, сократить расходы и повысить эффективность управления складом.