Внеофисное архивное хранение документов: условия и услуги

Что такое внеофисное архивное хранение

Документы вывозятся из офиса заказчика и размещаются в специализированном архивохранилище.

Оператор может не только предоставить место, но и организовать приём архива, систематизацию, упаковку, маркировку коробов, учёт, поиск и выдачу документов по запросу.

Для компании это позволяет сократить занимаемую офисную площадь и передать регулярную работу с бумажным архивом специализированной организации.

Требования к хранению архивных документов

Архив — это не обычное складирование коробок.

Действующие правила Росархива предусматривают комплекс мер по обеспечению сохранности документов. В частности, архивные документы размещаются в специально предназначенных помещениях, оборудованных средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией и соответствующим оборудованием для хранения.

При выборе оператора стоит обращать внимание на:

• состояние и защищённость архивохранилища;
• температурно-влажностный режим;
• пожарную безопасность;
• защиту от воды, загрязнения и повреждения;
• ограничение доступа;
• систему учёта и поиска документов;
• порядок выдачи и возврата дел.

Конкретные требования могут различаться в зависимости от категории документов и срока их хранения.

Нужна ли лицензия на архивное хранение

Универсального требования о наличии специальной «лицензии на хранение архивов» для обычной коммерческой услуги нет.

Росархив предусматривает возможность заключения договора возмездного оказания услуг с организацией, в уставных документах которой предусмотрено хранение архивных документов.

Поэтому при выборе оператора правильнее проверять не абстрактную «архивную лицензию», а:

• право компании оказывать соответствующие услуги;
• условия архивохранилища;
• договор и ответственность сторон;
• систему учёта;
• режим доступа и конфиденциальности.

При этом для документов Архивного фонда РФ, государственных и муниципальных организаций существуют отдельные ограничения на передачу в негосударственные организации.

Учёт и поиск документов

Одно из главных отличий профессионального архива от обычного склада — возможность быстро найти конкретное дело.

При приёмке документы могут распределяться по коробам и единицам хранения, получать номера и штрихкоды, после чего информация заносится в систему учёта.

Это позволяет оператору по запросу клиента:

• найти нужный короб или дело;
• выдать оригинал;
• предоставить копию или скан, если такая услуга предусмотрена;
• вернуть документ на место хранения;
• контролировать историю перемещений.

Росархив отдельно устанавливает требования к учёту находящихся на архивном хранении документов.

Конфиденциальность и персональные данные

В архиве могут находиться кадровые дела, договоры и другие документы, содержащие персональные или конфиденциальные сведения.

Если внешнему оператору поручается обработка персональных данных, соответствующие обязанности, требования к конфиденциальности и защите данных должны быть определены в договоре или поручении на обработку. Федеральный закон №152-ФЗ прямо предусматривает возможность поручить обработку другому лицу при соблюдении установленных требований.

Поэтому при подборе архива стоит отдельно проверить порядок доступа сотрудников к документам и действия оператора при выдаче, копировании и возврате дел.

Подготовка документов к архивному хранению

В зависимости от состояния архива оператор может выполнять дополнительные работы:

• сортировку документов;
• формирование дел;
• нумерацию и маркировку;
• упаковку в архивные короба;
• составление описей;
• перевозку архива;
• оцифровку;
• подготовку документов к уничтожению после окончания срока хранения.

Не каждому заказчику нужен весь комплекс — иногда требуется только забрать уже подготовленные короба и обеспечить их хранение.

Сроки хранения и уничтожение документов

У разных категорий документов разные установленные сроки хранения.

Поэтому перед передачей архива важно понимать, что именно хранится и до какой даты. После окончания установленного срока документы нельзя просто автоматически выбросить: необходимость и порядок их дальнейшего хранения или уничтожения определяются с учётом категории документов и требований законодательства. Правила Росархива предусматривают, в частности, экспертизу ценности и оформление документов при выделении дел к уничтожению.

Что проверить у оператора архивного хранения

Перед заключением договора стоит уточнить:

• какие категории документов оператор принимает;
• условия хранения и пожарную безопасность;
• охрану и контроль доступа;
• систему идентификации коробов и дел;
• скорость поиска и выдачи документа;
• возможность сканирования и доставки оригиналов;
• работу с персональными данными;
• порядок приёмки и возврата архива;
• ответственность при утрате или повреждении документов;
• тариф за хранение и дополнительные операции.

Для большого архива особенно важно сравнивать не только стоимость хранения одного короба, но и тарифы на приёмку, поиск, выдачу, доставку, сканирование и последующую обработку документов.

Как 3PL Sklad помогает подобрать архив

3PL Sklad помогает найти специализированного оператора для внеофисного хранения документов.

Уточним объём архива, город, сроки хранения и необходимые операции, проверим подходящие варианты и поможем сравнить коммерческие предложения.

См. также: Услуги хранения · Классы складов A, B, C, D · Виды инвентаризаций на складе · Склад непродовольственных товаров